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Votre boite de réception est surchargée ?

Vous n’avez plus le courage de faire le tri entre les spams, les newsletters, les emails de clients, et autres propositions d’affaires ?

Voici comment régler le problème… en 10 secondes chrono !

Votre boite email est surchargée ?

Supprimez TOUT Voilà le plan :

1. Ouvrez votre boite de réception.

2. Prenez une grande inspiration.

3. Cochez la case « Selectionner tout ».

4. Cliquez sur « Supprimer ».

5. Envoyez un mail à vos abonnés pour les prévenir.

Voilà, c’est fait. Vous êtes libéré !

Je suis bien placé pour le savoir puisque je l’ai fait hier. Et je suis loin d’être le premier.

Chris Guillebeau, l’auteur de The Art of non conformity et de The 100$ Startup l’avait fait bien avant moi. Je me suis d’ailleurs inspiré de son message pour rédiger le mien, que voici :

Chers amis, lecteurs, collègues, et spammeurs,

Vos messages sont importants à mes yeux, mais je n’arrive plus à suivre.

Ma boite de réception comporte 702 emails non lus. Ça me fait flipper chaque fois que j’y jette un oeil.

J’ai l’impression que ma boite de réception est devenue un horrible monstre qui grossit de jour en jour.

Afin de parer au problème, j’ai décidé de TOUT supprimer et de recommencer à zéro. J’ai cliqué sur « tout sélectionner », puis sur « supprimer ». Purement et simplement.

Je n’ai pas cherché à savoir s’il y avait des emails importants ou urgents. J’ai simplement tout balancé dans la corbeille. Sans chercher à comprendre.

Vous trouvez ça con ? Ça l’est peut-être, je ne sais pas. Ce que je sais, par contre, c’est que j’en avais besoin. Et que c’est libérateur.

La bonne nouvelle, c’est que cela va me permettre de repartir sur de meilleures bases. Je serai dorénavant plus attentif, et plus professionnel. Promis ;)

Merci de votre compréhension.

Cédric C’est aussi simple que ça.

Toutefois…

Je sais ce que certains vont me dire Certains me diront : « Oui, mais Cédric, as-tu pensé à ceux qui t’ont envoyé un email important et qui attendent ta réponse ? »

Justement…

Si leur message est VRAIMENT important, alors ils pourront me le transférer de nouveau, en un seul clique, et obtenir une réponse bien plus rapide que si j’avais dû trier les 702 emails de ma boite de réception. Chose dont je n’avais pas envie pour le moment.

Pire, si j’avais attendu davantage, elle aurait été encore plus encombrée. Et il m’aurait alors fallu bien plus de temps pour répondre aux emails vraiment importants. En supposant que je le fasse…

Parce qu’une boite de réception encombrée encombre aussi notre esprit. Et un esprit encombré nous pousse souvent à l’immobilisme.

Je ne dis pas que tout effacer est la meilleure réaction à avoir. C’est simplement celle que j’ai eue, c’est tout.

Certains m’en ont remercié, car cela leur a permis de me transférer de nouveau leur message et d’obtenir une réponse rapide.

D’autres ont trouvé cela inadmissible (ou m’ont insulté), mais je m’en tape royalement. (Je sais, je sais, on me l’a dit : je suis « imbu de ma personne », « caractériel », « sans respect ni éthique », j’ai « la grosse tête », etc…)

Si quelqu’un n’apprécie pas mon blog ou mon travail ou ma philosophie de vie ou mes réactions, alors il peut se désabonner. Ce n’est pas moi qui l’ais inscrit. Il y a un lien en bas de chacun des emails que j’envoie. Il suffit de cliquer dessus pour ne plus entendre parler de moi. Et ne plus être confronté à mes horribles défauts.

Bref…

L’avantage de tout supprimer Quand on a tout supprimé, on peut repartir sur de meilleures bases. Recommencer à zéro, mais fort de ses expériences. De ses erreurs.

J’ai fait l’erreur de délaisser les emails quelque temps, car j’avais envie de profiter davantage des vacances. Mais voilà… Plus j’ouvrais ma boite de réception, plus elle débordait, et plus elle me faisait flipper.

Je me disais « Putain, va me falloir toute la journée pour faire le tri et répondre à tous… J’ai déjà prévu d’autres choses ». Et je la refermais aussitôt.

Si je n’avais pas pris la décision de tout effacer, la situation se serait empirée. Et ceux qui m’ont écrit un message important n’auraient peut-être jamais obtenu de réponse. Sans savoir pourquoi.

Et ça, oui, ça aurait été moche. Très moche.

Je peux maintenant repartir sur de meilleures bases. Et faire petit à petit le tri dans les prochains messages que je recevrai. Comme me désabonner des newsletters que je ne lis pas et celles où je ne me suis jamais inscrit, désactiver des notifications inutiles, supprimer les spammeurs, et bloquer ceux qui se sont inscrits uniquement pour m’insulter.

Si votre boite de réception est trop encombrée, alors supprimez TOUT. Et recommencez avec une boite vide. À zéro. Et sur de meilleures bases.

C’est libérateur, et je pense que c’est la meilleure chose à faire pour se recentrer sur l’essentiel.

C’est en tout cas mon point de vue.

Quel est le vôtre ?

Mail

Role : action, information

Sujet : action + date butoir

Corps du mail : renseignement

Info principal

Objet clair : action à mener, date, informations

Précis, clair, concis, donner les attentes

Corps du mail

Synthétisé le contenu en 2 lignes, le pourquoi

On suit un plan clair

Petit 1 A B C Petit 2 A B …

Communication écrite

Faire attention au biais de récompense (vérifier souvent en attente d'une nouvelle qui nous plaît comme sur les fils d'actu, etc) source de stress. L’inbox est plus un jeu addictif qu’un réel objectif qui a du sens.

28% de notre temps au bureau à lire ou répondre aux emails

Important et urgent

Si vous pouvez faire quelque chose en moi s de deux minutes, faîtes-le immédiatement.

Cela vous demandera plus de temps et d’effort d’y revenir plus tard.

Cela ne signifie pas que vous devez faire tout ce qui vous prendrait moins de deux minutes, mais vous pouvez traiter les plus importants de cette manière.

cette règle est simple et applicable partout ! Une véritable philosophie de vie à elle-seule (sortir les poubelles, faire la vaisselle, ce genre de corvées qui deviennent réellement délicates lorsqu’elles s’accumulent…).

Si c'est faisable rapidement, le faire immédiatement :)

Les 5 R

Filtre anti spam, se désinscrire au maximum, toujours cocher ou décocher les cases d'inscription à des mailing list des formulaires que l'on remplit.

Se désinscrire au maximum des emails publicitaires ou informatifs.

Une fois par jour consulter et ne répondre qu'aux urgences importantes

Une fois par semaine seulement trier, lire et répondre aux mails important et vider sa boîte au maximum. Archiver seulement si important sinon supprimer

L'email comme le courrier ne doit être relever qu'une fois par jour max. mieux 1 fois par semaine après mise en place des filtres adéquats

« Gérer ses mails peut prendre peu ou beaucoup de temps. Cela dépend juste de notre volonté. C’est donc crucial de créer une routine autour de l’email et de comprendre les obstacles qui peuvent se placer sur notre chemin. »

Tout d’abord, on commence sa journée par le travail important.

Ensuite, on crée au maximum trois blocs de temps par semaine pour gérer/lire/répondre à ses mails (blocs essentiels, il faut les traiter comme des réunions).

Enfin, on établit une liste VIP dans nos contacts, et on active les notifications uniquement pour cette liste (patron, clients importants ou projets sensibles).

Quelques règles supplémentaires :

ne jamais laisser une boîte mail ouverte en fond / prendre conscience du coût de distraction : lorsqu’on switch d’une tâche à une autre, il faut une vingtaine de minutes pour retrouver sa pleine concentration…

Au bureau ou à la maison, un email courrier doit être irréprochable.

Voici donc quelques règles de base. Tout d’abord,

Être dans de bonnes conditions mentales.

ne jamais envoyer un email en étant :

fatigué, énervé affamé, ….

éviter, au maximum, tout potentiel malentendu, en étant le plus clair et lisible possible (les mauvaises interprétations sont fréquentes).

Commencer toujours par le contenu (faire un brouillon) avant d'inscrire les destinataires.

Être toujours le plus poli et courtois possible (donc pas de majuscule intempestives ou d'impératif)

Le langage non verbale est important pour éviter les malentendus pourtant ils sont absentes dans la communication écrite.

Daniel Goleman « lorsque l’envoyeur pense que son message est positif, le receveur le voit d’une façon plutôt neutre, lorsque l’envoyeur pense que son message est neutre, le receveur le voit d’une manière plutôt négative. » N’as-tu jamais reçu un texto sans smiley et supposé que la personne en face était peut-être fâchée ? C’est plutôt très difficile d’exprimer une émotion par écrit. Demande-toi donc à chaque fois si l’email est le meilleur média pour faire passer ton message. Une conversation en face-à-face voire un appel téléphonique seront plus appropriés si le sujet abordé est plutôt délicat…

SIMPLIFIER SES EMAILS ET INTERNET !!

Aujourd’hui, que ce soit dans notre journée de travail ou notre vie personnelle, on est très facilement bombardé d’emails en permanence. Cela casse notre productivité. Décide de vérifier tes mails le moins possible, idéalement deux fois par jour, par exemple à 10h, et à 16h (mais fais de ton mieux…).

Essaye de supprimer cette mauvaise habitude de les regarder dés le réveil, où dés ton arrivée au bureau. Optimise aussi ton temps passé sur internet. Essaye même de travailler offline. Si tu veux te distraire, pense simplement à protéger ta productivité en visitant tes sites favoris en une seule fois à un moment précis de la journée !